La tua azienda rientra in quel 92% di imprese che acquisisce ordini tramite PDF stampati dal cliente, firmati a penna, scansionati, e infine inviati via mail alla tua casella di posta elettronica?
Che tu ci creda o no, stai creando – giorno dopo giorno – un patrimonio documentale privo di alcun valore legale, incapace di proteggerti da contenziosi e disconoscimenti di ordini che stanno diventando una prassi comune Devi tamponare immediatamente questa falla, ma per fortuna stai per scoprire il rimedio che un’azienda italiana, accreditata AGID, ha creato apposta per questo clamoroso problema
La tua azienda rientra in quel 92% di imprese che acquisisce ordini tramite PDF stampati dal cliente, firmati a penna, scansionati, e infine inviati via mail alla tua casella di posta elettronica?
Che tu ci creda o no, stai creando – giorno dopo giorno – un patrimonio documentale privo di alcun valore legale, incapace di proteggerti da contenziosi e disconoscimenti di ordini che stanno diventando una prassi comune Devi tamponare immediatamente questa falla, ma per fortuna stai per scoprire il rimedio che un’azienda italiana, accreditata AGID, ha creato apposta per questo clamoroso problema

La Cassazione, con sentenza 27233-17, conferma:

"Gli ordini inviati tramite e-mail, con i contratti allegati in PDF, hanno un valore probatorio pari a quello di una fotocopia

Cioè...tantovale accontentarsi di una STRETTA DI MANO

Gli ordini, per un’impresa, sono documenti di vitale importanza per documentare l’attività economica e fiscale di un’azienda. Ma, soprattutto, l’ordine di vendita è l’obiettivo per il quale l’area vendite compie sforzi immani, pur di riuscire a convincere il cliente. Gli ordini di vendita sono l’anticamera degli introiti di qualunque impresa! Non importa se grande o piccola.

Senza ordini, un’azienda muore.

Ti hanno sempre fatto credere che quel PDF allegato alla mail, con la firma scansionata del cliente, fosse sufficiente come impegno formale tra le parti…

Ti sembrerà strano, ma quelle conferme d’ordine, che ricevi via e-mail, non hanno alcun valore probatorio, in quanto – per le normative italiane – quel documento altro non è che una COPIA FOTOSTATICA, comunemente detta “FOTOCOPIA”.

Accetteresti mai una fotocopia come documento per l’acquisto di una casa?

Ti accontenteresti mai di una stretta di mano per ufficializzare un affare? Magari l’affare più importante di tutta la tua vita?

Sicuramente no. Pretenderesti un documento con valore probatorio indiscutibile.

Eppure, ogni volta che ti accontenti di un ordine acquisito tramite un PDF allegato ad un’e-mail del cliente, fai esattamente questo.

Ti accontenti di una stretta di mano, o di una fotocopia.

"MA io ho l'e-mail del cliente e mi hanno sempre detto che persino una e-mail è giuridicamente rilevante"

non è così purtroppo!

Non vi è certezza alcuna che l’email di cui sei in possesso, o la scansione dell’ordine firmato, possano regolarmente venire ammessi in giudizio. E non ha alcun senso raccogliere scrupolosamente le conferme d’ordine firmate dai clienti, se poi questi atti non ti offrono alcuna garanzia, non trovi?

"MA io ho l'e-mail del cliente e mi hanno sempre detto che persino una e-mail è giuridicamente rilevante"

non è così purtroppo!

Non vi è certezza alcuna che l’email di cui sei in possesso, o la scansione dell’ordine firmato, possano regolarmente venire ammessi in giudizio. E non ha alcun senso raccogliere scrupolosamente le conferme d’ordine firmate dai clienti, se poi questi atti non ti offrono alcuna garanzia, non trovi?

Ma cosa può mai succedere? Se questo problema degli ordini acquisiti in modo scorretto è così comune, perché dovrebbe essere per me un problema tanto urgente da risolvere?

PERCHÈ UNA RECENTE SURVEY DEL POLITECNICO HA RIVELATO COME LA CONSAPEVOLEZZA SUI DIRITTI E SULLE NORMATIVE CONNESSE ALLO SCAMBIO DI DOCUMENTI TRAMITE CANALI DIGITALI, AUMENTA DI 11 PUNTI PERCENTUALI AL MESE!

Ogni mese che passa, su 100 persone, 11 cominciano ad assimilare le basi delle nuove normative e delle sentenze che via via stanno facendo girusiprudenza in Italia in fatto di Digitalizzazione e Dematerializzazione di atti e documenti di rilevanza legale, come appunto un ordine.

Quindi sempre più persone stanno imparando a conoscere un contratto realmente vincolante da uno che vale meno di una stretta di mano data al Gatto e La Volpe.

Siamo in un trend di crescita della consapevolezza simile a quello visto nel 2011 con la diffusione degli smartphone.
Tutto ciò è stato ulteriormente accelerato dalla pandemia Covid-19, a causa della quale – ormai – è diventato necessario scambiarci documenti, ed inviare ordini, da remoto.

Ormai, la vecchia consuetudine di mandare un venditore ad acquisire l’ordine direttamente presso il cliente, facendolo firmare contratti e moduli usando le “care e vecchie” carta e penna, è una prassi superata che non tornerà.

Ma cosa può mai succedere? Se questo problema degli ordini acquisiti in modo scorretto è così comune, perché dovrebbe essere per me un problema tanto urgente da risolvere?

PERCHÈ UNA RECENTE SURVEY DEL POLITECNICO HA RIVELATO COME LA CONSAPEVOLEZZA SUI DIRITTI E SULLE NORMATIVE CONNESSE ALLO SCAMBIO DI DOCUMENTI TRAMITE CANALI DIGITALI, AUMENTA DI 11 PUNTI PERCENTUALI AL MESE!

Ogni mese che passa, su 100 persone, 11 cominciano ad assimilare le basi delle nuove normative e delle sentenze che via via stanno facendo girusiprudenza in Italia in fatto di Digitalizzazione e Dematerializzazione di atti e documenti di rilevanza legale, come appunto un ordine.

Quindi sempre più persone stanno imparando a conoscere un contratto realmente vincolante da uno che vale meno di una stretta di mano data al Gatto e La Volpe.

Siamo in un trend di crescita della consapevolezza simile a quello visto nel 2011 con la diffusione degli smartphone.
Tutto ciò è stato ulteriormente accelerato dalla pandemia Covid-19, a causa della quale – ormai – è diventato necessario scambiarci documenti, ed inviare ordini, da remoto.

Ormai, la vecchia consuetudine di mandare un venditore ad acquisire l’ordine direttamente presso il cliente, facendolo firmare contratti e moduli usando le “care e vecchie” carta e penna, è una prassi superata che non tornerà.

In un paese FOLLE come l'Italia, con il più alto tasso di litigiosità nel mondo occidentale, ogni giorno vengono aperti MIGLIAIA di contenziosi che si attorcigliano attorno a perizie e controperizie:

SEI DAVVERO DISPOSTO A SCHERZARE SUL VALORE LEGALE DEI DOCUMENTI D' ORDINE CHE ACQUISISCI VIA E-MAIL O ALTRI CANALI DIGITALI O TELEMATICI, QUANDO AVRESTI LA SOLUZIONE PROPRIO SOTTO AL NASO?

In un paese FOLLE come l'Italia, con il più alto tasso di litigiosità nel mondo occidentale, ogni giorno vengono aperti MIGLIAIA di contenziosi che si attorcigliano attorno a perizie e controperizie:

SEI DAVVERO DISPOSTO A SCHERZARE SUL VALORE LEGALE DEI DOCUMENTI D' ORDINE CHE ACQUISISCI VIA E-MAIL O ALTRI CANALI DIGITALI O TELEMATICI, QUANDO AVRESTI LA SOLUZIONE PROPRIO SOTTO AL NASO?

Se l’argomento non fosse di vitale importanza per te, e per tutto il tessuto imprenditoriale italiano, non avremmo tutti quanti nel nostro DNA la fobia dell’archivio e del “non buttare via niente”.

Quando guardi il tuo archivio, sai benissimo come molti dei documenti che “non te la senti di buttare”, li tieni lì proprio perché in Italia, un documento può fare la differenza tra la vita e la morte.

E per quanto assurdo possa sembrare, sai perfettamente che in Italia è così; non si gioca con i documenti!

La tua coscienza, ti impedisce di buttare via i documenti più delicati, perché in cuor tuo sai che un giorno o l’altro potresti averne un bisogno VITALE!

Per dimostrare di aver pagato contributi che ti stanno contestando, per un versamento IVA che sai benissimo di aver pagato nei termini…non puoi mai sapere quando e perché dovrai essere in grado di dimostrare le tue ragioni davanti ad un possibile pasticcio all’italiana, di cui potresti cadere vittima come tutti.

E gli ordini sono una delle categorie documentali più importanti in questo senso, non puoi permetterti che un domani te ne venga contestata la validità!

Se ci pensi bene, tutto questo è un piccolo...grande Déjà Vu!

Ricordi quando hai smesso di mandare le offerte come allegati di Word, per passare ai PDF?

Ti ricordi cosa ti ha spinto ad adottare questo standard, una dozzina di anni fa?

Ricordi quando hai smesso di mandare le offerte come allegati di Word, per passare ai PDF?

Ti ricordi cosa ti ha spinto ad adottare questo standard, una dozzina di anni fa?

2006-2012
Word PDF

Tra il 2006 e il 2012, il numero di allegati trasmessi in formato “PDF” (quello che usi tutti i giorni per i tuoi ordini e non solo) aumentò di oltre TRECENTO punti percentuali.

Il motivo? Prima del 2006, per creare un PDF dai tuoi file Word dovevi utilizzare la Suite Acrobat Pro (che era a pagamento).

Così, la prassi prevedeva l’invio delle offerte in formato Word, cioè in formato editabile.

Questo creava enorme disagio. Perché a nessuno piaceva l’idea di mandare in giro delle offerte che il cliente poteva editare

Usare le password di protezione era sconsigliabile, perché questa funzione veniva spesso rivelata dagli antivirus come Malware, quindi rischiavi che al cliente non arrivasse l’offerta.

Non so se ti riconosci in questo ricordo, ma l’idea che un cliente – consapevolmente o per errore – potesse mandare indietro un ordine accettato, ma diverso rispetto all’offerta inviata, creava ansia e paure di dover vivere momenti di grande imbarazzo.

Poi, accade qualcosa.

Nel 2005, compare sul mercato il plugin “PDF Creator“, che permetteva di creare PDF da Word gratuitamente.

Non so se te lo ricordi, perché ormai sono anni che questa possibilità ci viene data direttamente da Office, ma appena questo plugin gratuito appare sul mercato, il mondo intero l’adotta, trasformando il PDF in uno standard per lo scambio di documenti di offerta e conferme d’ordine.

Perché? Perché a nessuno andava l’idea di mettere in circolo documenti così importanti come le offerte in un formato “debole” e il PDF era uno standard che offriva molte più garanzie.

Usare le password di protezione era sconsigliabile, perché questa funzione veniva spesso rivelata dagli antivirus come Malware, quindi rischiavi che al cliente non arrivasse l’offerta.

Non so se ti riconosci in questo ricordo, ma l’idea che un cliente – consapevolmente o per errore – potesse mandare indietro un ordine accettato, ma diverso rispetto all’offerta inviata, creava ansia e paure di dover vivere momenti di grande imbarazzo.

Poi, accade qualcosa.

Nel 2005, compare sul mercato il plugin “PDF Creator“, che permetteva di creare PDF da Word gratuitamente.

Non so se te lo ricordi, perché ormai sono anni che questa possibilità ci viene data direttamente da Office, ma appena questo plugin gratuito appare sul mercato, il mondo intero l’adotta, trasformando il PDF in uno standard per lo scambio di documenti di offerta e conferme d’ordine.

Perché? Perché a nessuno andava l’idea di mettere in circolo documenti così importanti come le offerte in un formato “debole” e il PDF era uno standard che offriva molte più garanzie.

Gestire gli ordini “alla vecchia maniera” sta diventando un problema che va oltre il tema del valore probatorio del tuo ordine Il politecnico rileva che la gestione degli ordini scansionati provoca – ALLA TUA AZIENDA – una perdita di tempo pari a 7-18 giorni lavorativi (specie in tempi di smartworking)! Un dato scioccante, se pensi che – nei mercati di oggi – la velocità è tutto!

Ora che buona parte delle persone stanno lavorando da casa, anche fra i tuoi clienti, per gestire un ordine secondo le vecchie modalità occorre molto più tempo.

In condizioni normali, infatti, la tua offerta viene stampata dall’amministrazione del tuo cliente.

Viene appoggiata sulla scrivania del legale rappresentante, e questi – in 2-3 giorni, a voler tirare lungo anche 5, giusto per farti spazientire un po’ – la restituisce firmata, pronta per essere inviata a te come conferma d’ordine formale sottoforma di scansione, allegata ad un’email nel quale ti comunicano di aver accettato la tua proposta!

Oggi, però, tutto è diverso.

Gli addetti dell’amministrazione non sono più nell’ufficio di fianco a quello del legale rappresentante. Sono a casa loro, così come è a casa chi ha il potere di firmare la tua offerta.

Insistere nel voler gestire i documenti commerciali, secondo le vecchie modalità, oggi ti sta costando un occhio della testa.

Perché, secondo le ricerche del Politecnico, a causa della situazione che stiamo vivendo, con l’obbligo di rimanere a casa e di recarci sul posto di lavoro il meno possibile, il tempo di attesa per ricevere un’ordine “vecchio stile” è di 7-18 giorni!

In uno scenario in cui, ormai, il successo di un’attività passa anche attraverso la velocità, non puoi permetterti di aspettare tutto quel tempo.

Oggi, come mai prima d’ora vale il detto “il tempo è denaro”.

L’ IDEATORE

Nicola Savino ha ideato la prima piattaforma per l’acquisizione di ordini “B2B” a distanza, che rispetta il codice 2702 del Codice Civile, dal valore probatorio certificato e garantito

(a differenza di altre imitazioni sul mercato che si limitano ad acquisire una firma elettronica semplice, e non ti forniscono alcuna garanzia)

Conosciuto come “il Dematerializzatore” – dal titolo del suo libro che ha venduto migliaia di copie – Nicola Savino è tra i primi esponenti in Italia della Digital Compliance.

Nell’ambito della digitalizzazione, la Digital Compliance è l’insieme di competenze e discipline che garantiscono valore probatorio ai documenti che, col passare del tempo, stanno lasciando la dimensione cartacea, per trovare nuova collocazione nei processi digitali di tutto il mondo.

Nicola Savino è il responsabile della Digital Compliance e della conservazione di oltre 3.000 imprese italiane nei più disparati settori, che si sono rivolte a lui per mettere a punto processi digitali, documentali e di business a norma di legge.

Conosciuto come “il Dematerializzatore” – dal titolo del suo libro che ha venduto migliaia di copie – Nicola Savino è tra i primi esponenti in Italia della Digital Compliance.

Nell’ambito della digitalizzazione, la Digital Compliance è l’insieme di competenze e discipline che garantiscono valore probatorio ai documenti che, col passare del tempo, stanno lasciando la dimensione cartacea, per trovare nuova collocazione nei processi digitali di tutto il mondo.

Nicola Savino è il responsabile della Digital Compliance e della conservazione di oltre 3.000 imprese italiane nei più disparati settori, che si sono rivolte a lui per mettere a punto processi digitali, documentali e di business a norma di legge.

Scopri la soluzione per l’acquisizione di ordini a distanza dal valore probatorio garantito e inattaccabile

Lascia la tua e-mail per avere accesso
– senza impegno, né costi –
alla piattaforma che ha rivoluzionato il modo di gestire ordini con valore probatorio a distanza

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COMPILA IL SEMPLICISSIMO FORM QUI SOTTO PER SAPERNE DI PIU’, SENZA ALCUN IMPEGNO E FREGATURE…NON VIENE RICHIESTO NESSUN DATO PERSONALE, CARTA DI CREDITO, INDIRIZZO O ALTRO…È SUFFICIENTE LA TUA E-MAIL PER ANDARE AL PASSO SUCCESSIVO E SCOPRIRE IL SISTEMA CHE HA CAMBIATO IL MODO DI GESTIRE GLI ORDINI NEL “B2B”.

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