Sai cos’è questo?

Questo è un ordine, come quelli che ricevi dai clienti ogni giorno

Per ottenerlo, l'area vendite ha dovuto lavorare sodo, fino alla tanto agognata firma

Dietro a quel momento, quando ricevi la mail con la conferma d’ordine del cliente, c’è un lavoro intenso, che coinvolge tutte le parti in causa:

  • L' Amministrazione del cliente ha provveduto a stampare l'offerta e a presentarla sul tavolo del Legale Rappresentante
  • Dopo aver deliberato tutti i documenti precedenti, il Legale Rappresentante ha potuto finalmente prendere in mano il tuo documento, visionarlo e infine firmarlo
  • A quel punto, l'amministrazione ha potuto nuovamente prendere la tua offerta firmata e scansionarla per riportarla in formato digitale
  • Questo è il momento in cui, finalmente, il processo commerciale finisce e il tuo ordine arriva al tuo indirizzo email
  • La tua amministrazione ristampa l'ordine e lo archivia, notificando la bella notizia ai commerciali e al team che si occuperà di erogare il prodotto o il servizio
  • Missione Compiuta!

Ora puoi rilassarti...l'affare è concluso e l'impegno del cliente è formalizzato in un documento, con tanto di firma!

Ma...c'è un problema

Quello che ti ritrovi per le mani, è un documento privo di certezza legale

È quella che potremmo definire "carta straccia"

Tanto lavoro di progettazione, documentazione, negoziazione, per ottenere un documento che, all’atto pratico, vale meno di un accordo scritto sulla carta di formaggio, e non tutela la tua azienda in alcun modo.

Tanto valeva evitarsi tutta questa fatica, e procedere lo stesso con una commessa sulla base di una sana e tradizionale stretta di mano.

Salvo, poi, trovarsi al cospetto di notizie come questa:

 

Sentenza n. 27233-17 della Cassazione

Azienda fugge senza pagare i creditori, il giudice allarga le braccia:

"Gli ordini inviati tramite mail con i contratti allegati in PDF hanno valenza probatoria nulla”

Quello che hai per le mani, in realtà, è un documento classificabile come “copia fotostatica”. Al pari di una banale fotocopia.

In caso di contenzioso, quella conferma d’ordine – semplicemente – non esiste.

Nel caso della sentenza di cui sopra, la parte creditrice riesce a spuntarla solo perchè il disconoscimento avanzato dall’azienda è stato generico ed irrilevante. 

Cosa ci insegna questo precedente? Due cose:

  • La prima: se devi trascinare un cliente moroso o inadempiente in tribunale, e come elemento di prova tu hai solo un documento fotostatico, l’avvocato del tuo cliente ha tutto il tempo per disconoscere l’ordine fino addirittura al giorno prima di mettere piede in tribunale. Che tu ci creda o no, questo dicono le sentenze
  • La seconda: con il diffondersi di questi episodi, sarà sempre più difficile che un avvocato possa commettere lo stesso errore del protagonista di questa sentenza

Significa che se in questo momento stai accumulando ordini con documenti fotostatici, il tuo patrimonio documentale è terribilmente fragile e devi immediatamente correre ai ripari perché più passa il tempo, più la consapevolezza su queste tematiche diventa “main stream”, maggiori sono le probabilità di imbatterti in situazioni spiacevoli.

Le fasi della gestione del cliente nelle quali rischi di pagare lo scotto di una documentazione MOLTO poco vincolante

  • In sede di recupero crediti: se il cliente è messo alle strette, può disconoscere l'ordine
  • In sede di contenzioso: il giudice può non ammettere il documento d'ordine come prova.

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  • I tempi di lavorazione, lato cliente, si dimezzano e questo non può che favorire l'esito positivo dell'affare in tempi accettabili
  • La tua azienda ne beneficia in termini di immagine e organizzazione percepita dal cliente
  • Il documento che hai in mano, vincola le parti al rispetto degli accordi messi in modo molto più solido
  • Nessun tribunale potrà mettere in discussione la solidità del documento

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